Para todos aquellas compañías que encaran por primera vez la gestión de empleados en remoto, aquí van una serie de consejos y estrategias para convertir las reuniones online en todo un éxito. 

Asegurate que todo lo relativo a la conectividad esté controlado

No hay nada más incómodo que los clásicos problemas técnicos instantes antes de empezar. Impactan en el ánimo y sobre todo son una enorme pérdida de tiempo.

Por ello, lo primero que debe hacerse para conseguir una reunión online efectiva es "asegurarse de que tenemos cubiertos todos los aspectos tecnológicos

No pases por alto los aspectos ligados a la seguridad y privacidad 

Cuando los empleados están dispersos en diferentes lugares, la seguridad debe ser objeto de una atención especial. "Si los invitados no tienen que autenticarse con usuario y contraseña cifrada e irreversible, puede que aparezca algún “invitado sorpresa”, lo que es habitual en los software en los que se accede únicamente a través de un enlace o un código compartido además de forma pública" 

La puntualidad sigue siendo importante 

Bajo la visión de Di Prisco, la puntualidad es tan importante o más que en las reuniones presenciales. "El host debe estar online a la hora indicada o incluso algunos minutos antes para poder testear que todo funciona bien". "El envite en agenda con el enlace a la videoconferencia es un detalle que ayuda mucho a la puntualidad y el correcto inicio de la sesión de todos los usuarios", asegura. 

Intenta que sean lo más breve posibles 

El motivo es que estar delante de una pantalla mina más la concentración que cuando se está atendiendo en persona. 

Fomenta la participación con orden 

Una forma de lograr una mayor interacción de todos de manera ordenada es, según Di Prisco, optar por "hacer salas de reuniones con minigrupos que luego se vuelven a reunir en un foro común para compartir lo trabajado por separado."  A su vez cuando un compañero esté hablando será esencial practicar la escucha activa. Realizar pequeños gestos de asentimiento con la cabeza ayudan a que quien tiene la palabra sienta seguridad en la conversación. 

Cuida la imagen aunque tengas que estar en casa 

En contextos de teletrabajo o en foros profesionales, es importante seguir manteniendo una imagen fresca, pero que dé una impresión positiva y que refleje que el contenido de la reunión o evento es de valor para la persona 

Una vez finalizada pide feedback de cómo fue y comparte el contenido importante tratado en la reunión 

La mejor manera de saber si una reunión, ya sea digital o no, ha sido efectiva es pidiendo opinión al respecto. Por ello, los expertos consultados aconsejan que una vez esta finalice se soliciten comentarios sobre cómo ha resultado. Esto permitirá ir mejorando en los sucesivos encuentros.

Por otro lado, puede ser útil llevar a cabo acciones que den continuidad al material o contenido que se ha compartido y manejado durante la reunión. 

Fuente: Bussiness Insider